O uso rotineiro da ferramenta facilita a confusão e o envio de mensagens para pessoas erradas.

Em meados de 2003, o radialista Igor Costoli, 27, estava conferindo seus e-mails quando abriu uma mensagem de sua ex-namorada. Ao ler o conteúdo, logo percebeu que aquela mensagem não deveria estar na sua caixa de entrada, já que era claramente destinada a outra pessoa. "Ela estava mandando um e-mail pessoal para um amigo, desabafando sobre meu relacionamento com ela, só que a gente era da mesma sala, e ela acabou mandando para a turma inteira". A situação, que era embaraçosa para as duas partes, acabou sendo amenizada pelos colegas da turma, que lidaram com o erro com senso de humor. "Ela me telefonou falando que tinha feito isso e eu, que sou muito brincalhão, levei na boa, assim como o resto da turma".

Situações como essa se tornaram comuns com o uso rotineiro de e-mails. Por ser uma ferramenta quase instantânea e muito simples de usar, as pessoas nem sempre param para revisar o que está sendo dito e para quem, e assim conteúdos indevidos acabam chegando a destinatários indesejáveis. Segundo Lizete Araújo, diretora executiva do Grupo Catho de Belo Horizonte, poucas pessoas usam o e-mail de forma consciente, o que pode trazer prejuízos para elas e para terceiros. A situação se agrava quando a gafe é cometida no ambiente de trabalho. "O envio do e-mail é muito imediatista, e a maioria das pessoas não tem o cuidado de uma revisão antes do envio. No ambiente de trabalho, um erro pode ter conseqüência desastrosas".

A advogada Clara Gazzinelli, 26, hoje confere cada e-mail minuciosamente antes de enviá-lo, lição que aprendeu a duras penas em seu antigo escritório. "O dono do escritório sempre mandava e-mails de bom dia e eu encaminhava para meu namorado, elogiando a mensagem ou fazendo um comentário sarcástico. No dia eu encaminhei uma mensagem dizendo 'se ele [o dono] fizer tudo o que promete, estou feita. Bom dia, meu bem". Ao invés de encaminhar, ela mandou a mensagem para toda a empresa, que tem filiais em dez cidades brasileiras. "Além do constrangimento de ter que enviar um e-mail pedindo desculpas a meu chefe, ninguém da empresa entendeu nada e achou que eu tinha chamado ele de meu bem". Para evitar equívocos como este, Lizete Araújo, do Grupo Catho, recomenda que as pessoas utilizem dois endereços de e-mail, um corporativo e um pessoal.

O fotografo Bernard Machado, 24, também ficou em maus lençóis ao criticar o coordenador do projeto em que trabalhava. "Ele convocou uma reunião, e eu ia responder a uma colega dizendo que não poderia participar, mas que apostava que ele iria 'encher o saco' de todo mundo". Na hora do envio, ele apertou por engano o botão "responder a todos", e o e-mail foi parar na caixa de correios do chefe. Felizmente, o projeto já havia terminado, e desde então o fotógrafo ainda não reencontrou o antigo chefe.

Na tentativa de diminuir essas gafes, a Google lançou, recentemente, um aplicativo para o Gmail que permite ao usuário cancelar o envio de uma mensagem. A solução milagrosa, no entanto, só vale até cinco segundos depois que o botão de enviar foi apertado, e por enquanto só está disponível para quem utiliza a versão em inglês do Gmail. Mas melhor do que usar recursos emergenciais é ficar atento na hora do envio. Segundo Lizete Araújo, a maior garantia de que o e-mail não vai cair em mãos erradas é responder somente a quem lhe enviou, ao invés de usar listas de e-mail ou recursos como o "responder a todos".

PARA NÃO CAIR NO ERRO

As histórias acima mostram que cometer erros por e-mail é mais comum do que parece. E as gafes não são causadas apenas por descuidos com o destinatário. Erros de ortografia, informalidade excessiva ou um descuido na hora de anexar documentos também podem ser constrangedores, principalmente no ambiente profissional. A diretora executiva do Grupo Catho em BH, Lizete Araújo, dá algumas dicas para o uso consciente do e-mail.

Para começar, o ideal é avaliar se o envio da mensagem é mesmo necessário. Muitas situações podem ser resolvidas pessoalmente. Se o e-mail for essencial, ela recomenda que o texto seja sempre revisado, evitando erros de português, e que o remetente tenha cuidado de não escrever de maneira muito informal. "Outra dica é sempre revisar o conteúdo de arquivos que serão anexados à mensagem", ressalta Lizete.

Se concentrar para elaborar o conteúdo da mensagem também é importante. "Em situações de estresse e nervosismo, temos a tendência de responder tudo muito rapidamente, mas quando você manda um e-mail, aquilo é um registro, um documento que irá ficar guardado", alerta Lizete. Por fim, ela avalia que o uso consciente do e-mail não é responsabilidade somente do funcionário, mas também das empresas. "É importante um cuidado por parte dos gestores e das empresas de estabelecer os critérios para o uso correto do e-mail e de orientar os funcionários", conclui.